По общему правилу поступление материальных запасов в учреждение отражается на счете 105.00 «Материальные запасы» на основании первичных учетных документов (п. 98, 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). При этом материальные запасы сначала нужно оприходовать на склад, а затем передать сотрудникам учреждения (материально-ответственным лицам) на хозяйственные нужды.
В учреждениях, в которых отсутствует склад и должность кладовщика, материальные запасы сразу поступают сотрудникам (материально-ответственным лицам), а затем списываются с учета в обычном порядке. При этом в документах на списание материальных запасов (например, в ведомости на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203), ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)) в графах «Получил» и «Выдал» ставится подпись материально-ответственного лица.
Для отражения таких операций в бухучете к аналитическим счетам счета 105.00 целесообразно открыть субсчет «Материально-ответственное лицо».
Порядок отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете операций по поступлению и списанию материальных запасов зависит от типа государственного (муниципального) учреждения.
Передачу материальных запасов в эксплуатацию путем их перемещения между материально-ответственными лицами внутри учреждения оформляйте следующими документами:
– требование-накладная (ф. 0315006);
– меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
– ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
– ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
В бухучете внутреннее перемещение материальных запасов между материально-ответственными лицами отражайте в регистрах аналитического учета по счету 105.00 «Материальные запасы» путем изменения материально-ответственного лица.
Списание материальных запасов при отпуске в эксплуатацию (в зависимости от их вида) отражайте на основании следующих документов:
– меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
– ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
– ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
– путевой лист (ф. 0340002, ф. 0345001, ф. 0345002, ф. 0345004, ф. 0345005, ф. 0345007) – применяется для списания в расход всех видов топлива;
– акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);
– акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);
– книга регистрации боя посуды (ф. 0504044).
Такой порядок установлен пунктами 24–25 Инструкции № 162н, пунктами 32, 36 Инструкции № 174н, пунктами 32, 36 Инструкции № 183н.
Акт о списании материальных запасов применяется для списания с баланса материальных запасов  на основании документов, подтверждающих их количественный расход  и утвержденных руководителем учреждения, акт составляется комиссией, назначаемой  приказом  (распоряжением), и утверждается  руководителем учреждения.
В акте построчно записывают наименование материалов, единицу измерения, норму расхода, количество, цену и стоимость по фактически израсходованным материалам, направление расхода. В заключительной части акта указывают прописью стоимость списываемых материалов и заключение комиссии.